Uma das etapas mais importantes para a organização de arquivos é a escolha do método de arquivamento no arranjo da documentação.
Por existirem documentos que devem ser ordenados de maneira diferenciada (por assunto, nome, número, data ou local), podem ser empregados diferentes métodos. Porém, não se esqueça de se basear em uma cuidadosa análise das atividades desenvolvidas pela organização e pela observação das solicitações dos documentos nos arquivos.
Feito isso, é hora de definir o método principal e os auxiliares a serem implantados.
Assim como o método, o arranjo, que significa a ordenação dos documentos em fundos (fonte geradora de documentos como a administração, a contabilidade, os recursos humanos, entre outros) é uma das funções mais importantes em um arquivo e deve ser desenvolvido por profissionais habilitados e especialistas na área de gestão de documentos.
Os principais métodos de arquivamento utilizados podem ser apresentados da seguinte forma:
Alfabético
É utilizado quando o elemento principal a ser considerado é o nome e pode ser chamado de sistema direto, pois a pesquisa é feita diretamente no arquivo por ordem alfabética. Este método é bastante rápido, direto e de fácil utilização.
Geográfico
Também é do sistema direto, em que a busca é realizada pelos elementos, procedência ou local, que estão organizados em ordem alfabética.
Numérico
Este método deve ser utilizado quando o elemento principal é um número, sendo considerado sistema indireto, pois, para localizar um documento faz-se necessário recorrer a um índice alfabético de assunto, que fornecerá o número sob o qual o documento foi organizado.
Assunto ou ideográficos
Este método é bastante utilizado, porém, não é de fácil aplicação porque depende de interpretação dos documentos sob análise e diante disso requer grande conhecimento das atividades institucionais e da utilização de vocabulários controlados. Podem ser apresentados alfabética ou numericamente.
Empresas que conhecem bem sua hierarquia, departamentos e setores, além de seus respectivos documentos utilizados, têm grande chance de realizar as etapas da organização de arquivos com sucesso.
A evolução da tecnologia e das técnicas aplicadas ao gerenciamento de informações é crescente. Por isso, escolher os métodos adequados ao seu negócio ajudará a promover um controle efetivo dos documentos, garantirá uma maior proteção e segurança, e, portanto, irá otimizar o trabalho dos colaboradores.
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