De maneira geral, as pessoas só começam a entender a importância do arquivo morto no dia em que precisam dele.
Muitos departamentos não mantêm uma documentação organizada e acessível de suas atividades, especialmente em relação aos dados que não estão relacionados à nenhuma exigência legal.
O que é arquivo morto?
Certos documentos são necessários para execução de tarefas do cotidiano da empresa. Por exemplo, o setor de vendas precisa frequentemente consultar a lista de preços dos produtos, o setor de RH precisa das fichas dos profissionais ativos etc.
Logo, esses documentos possuem um valor primário, também conhecido como valor administrativo. É por causa de sua serventia para as atividades e rotinas de um setor que eles são mantidos.
Por sua vez, outros tantos documentos não possuem esse valor primário, mas apenas um valor secundário. Por exemplo, um termo de rescisão de contrato de trabalho, após o lançamento pelo RH, dificilmente será utilizado em outra atividade administrativa, contudo conserva o valor secundário de registrar o cumprimento da obrigação.
Pois bem, o primeiro grupo de documentos é armazenado no chamado arquivo ativo, e o segundo no chamado arquivo morto.
Vale ressaltar que a nomenclatura “arquivo morto”, embora comum na linguagem popular, não é reconhecida pela Arquivologia, tampouco para fins de cumprimento de exigências legais.
Na verdade, oficialmente, o local de armazenamento dos documentos de valor secundário é chamado de arquivo inativo.
Qual a importância do arquivo morto?
As planilhas, fichas cadastrais, contratos, comprovantes e afins que integram o arquivo morto podem ser úteis para:
- comprovação de situações junto a pessoas, órgãos públicos e entidades privadas (associações, sindicatos, empresas etc.);
- consulta de informações para prestação de contas ou execução de uma atividade inesperada;
- defesa em processos judiciais;
- registro de eventos importantes, internos e externos (por exemplo, quando a empresa guarda um exemplar de uma revista importante na qual foi mencionada);
- documentação de fatos culturais, históricos, sociais etc.
A título de curiosidade, o valor secundário é classificado em valor documental ou valor histórico. O primeiro caso diz respeito aos três primeiros itens mencionados acima, ao passo que o segundo se refere aos dois últimos.
Por fim, lembre-se de que a palavra secundário é uma menção à frequência de uso, seguindo as orientações da Arquivologia.
Os documentos do arquivo inativo não podem simplesmente ser descartados. Caso sofrêssemos uma ação trabalhista, por exemplo, o termo de rescisão seria vital para demonstração do cumprimento da obrigação.
Como manter o arquivo morto?
Todo arquivamento envolve a guarda, conservação e disponibilização de documentos, o que não é diferente em relação ao arquivo inativo.
Acontece que, em departamentos que produzem muitos documentos probatórios, como recursos humanos, contabilidade e jurídico, manter as informações organizadas e acessíveis é essencial. Afinal, esses dados serão exigidos, na maioria das vezes, em situações de emergência.
Para isso, algumas dicas práticas são as seguintes:
- esc必利勁 olher um local adequado para os documentos físicos, seja ele próprio ou terceirizado, no qual os papéis fiquem livres da poeira, umidade, temperatura elevada etc.
- realizar backups de documentos digitais;
- classificar os documentos, preferencialmente em gênero (grupo a que pertencem) e espécie (o que o diferencia dentro daquele grupo), por exemplo, empregados (gênero) inativos (espécie);
- tornar os documentos acessíveis, por exemplo, mantendo fichas em ordem alfabética, cronológica etc., além de usar palavras-chaves no título de arquivos digitais;
- adotar métodos padronizados e, se possível, um sistema de gestão.
Com essas medidas, os documentos que integram seu arquivo morto estarão devidamente preservados e prontos para serem utilizados diante de uma necessidade.
Fonte: http://blog.docpar.com.br/entenda-a-importancia-do-arquivo-morto/
De maneira geral, as pessoas só começam a entender a importância do arquivo morto no dia em que precisam dele.
Muitos departamentos não mantêm uma documentação organizada e acessível de suas atividades, especialmente em relação aos dados que não estão relacionados à nenhuma exigência legal.
O que é arquivo morto?
Certos documentos são necessários para execução de tarefas do cotidiano da empresa. Por exemplo, o setor de vendas precisa frequentemente consultar a lista de preços dos produtos, o setor de RH precisa das fichas dos profissionais ativos etc.
Logo, esses documentos possuem um valor primário, também conhecido como valor administrativo. É por causa de sua serventia para as atividades e rotinas de um setor que eles são mantidos.
Por sua vez, outros tantos documentos não possuem esse valor primário, mas apenas um valor secundário. Por exemplo, um termo de rescisão de contrato de trabalho, após o lançamento pelo RH, dificilmente será utilizado em outra atividade administrativa, contudo conserva o valor secundário de registrar o cumprimento da obrigação.
Pois bem, o primeiro grupo de documentos é armazenado no chamado arquivo ativo, e o segundo no chamado arquivo morto.
Vale ressaltar que a nomenclatura “arquivo morto”, embora comum na linguagem popular, não é reconhecida pela Arquivologia, tampouco para fins de cumprimento de exigências legais.
Na verdade, oficialmente, o local de armazenamento dos documentos de valor secundário é chamado de arquivo inativo.
Qual a importância do arquivo morto?
As planilhas, fichas cadastrais, contratos, comprovantes e afins que integram o arquivo morto podem ser úteis para:
- comprovação de situações junto a pessoas, órgãos públicos e entidades privadas (associações, sindicatos, empresas etc.);
- consulta de informações para prestação de contas ou execução de uma atividade inesperada;
- defesa em processos judiciais;
- registro de eventos importantes, internos e externos (por exemplo, quando a empresa guarda um exemplar de uma revista importante na qual foi mencionada);
- documentação de fatos culturais, históricos, sociais etc.
A título de curiosidade, o valor secundário é classificado em valor documental ou valor histórico. O primeiro caso diz respeito aos três primeiros itens mencionados acima, ao passo que o segundo se refere aos dois últimos.
Por fim, lembre-se de que a palavra secundário é uma menção à frequência de uso, seguindo as orientações da Arquivologia.
Os documentos do arquivo inativo não podem simplesmente ser descartados. Caso sofrêssemos uma ação trabalhista, por exemplo, o termo de rescisão seria vital para demonstração do cumprimento da obrigação.
Como manter o arquivo morto?
Todo arquivamento envolve a guarda, conservação e disponibilização de documentos, o que não é diferente em relação ao arquivo inativo.
Acontece que, em departamentos que produzem muitos documentos probatórios, como recursos humanos, contabilidade e jurídico, manter as informações organizadas e acessíveis é essencial. Afinal, esses dados serão exigidos, na maioria das vezes, em situações de emergência.
Para isso, algumas dicas práticas são as seguintes:
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- classificar os documentos, preferencialmente em gênero (grupo a que pertencem) e espécie (o que o diferencia dentro daquele grupo), por exemplo, empregados (gênero) inativos (espécie);
- tornar os documentos acessíveis, por exemplo, mantendo fichas em ordem alfabética, cronológica etc., além de usar palavras-chaves no título de arquivos digitais;
- adotar métodos padronizados e, se possível, um sistema de gestão.
Com essas medidas, os documentos que integram seu arquivo morto estarão devidamente preservados e prontos para serem utilizados diante de uma necessidade.
Fonte: http://blog.docpar.com.br/entenda-a-importancia-do-arquivo-morto/